5 regole per organizzare la tua mail

Organizzare l’email: 5 regole per non stressarsi

Ricevere, aprire e leggere centinaia di messaggi di posta elettronica ogni giorno è una grande fonte di stress. E se impari a organizzare la tua email i livelli di tensione si abbassano.

Lo dice uno studio pubblicato di recente dall’istituto di ricerche Future Work Center di Londra. Secondo gli psicologi il costante susseguirsi di bip, vibrazioni e notifiche su computer e smartphone causa un forte aumento della tensione e delle preoccupazioni.

Tanto che alcune aziende, come Telecom Francia per esempio, hanno chiesto ai dipendenti di non consultare la cartella in entrata la sera o nei weekend e Richard Branson, magnate della Virgin, ha vietato la mail per almeno due ore nel corso di una settimana lavorativa.

Anche tu vuoi trovare un modo per sopravvivere alle email personali e di lavoro che intasano il tuo account? Ecco cinque regole che puoi mettere subito in pratica.

fissare orari precisi per leggere la mail è la prima soluzione per organizzarsi
Lasciare che sia la mail a stabilire la timetable della giornata è pericoloso.
  1. Fissa degli orari

Arrivi in ufficio, apri il tuo account e in un attimo si è fatto mezzogiorno. «L’email è un vampiro di tempo e attenzioni» dice Massimo Perciavalle, psicologo del lavoro e coautore del libro Offline è bello (Franco Angeli). «Il consiglio è quello aprirla a orari stabiliti. Magari alle undici del mattino per evitare che sia lei a stabilire tempi e priorità della giornata».

 

2. Segui la regola dei 2 minuti

Pensi che l’email possa esserti utile in futuro? Archiviala. «Altrimenti, se la risposta che richiede è veloce, scrivila subito e invia. Tenerla aperta sulla scrivania occupa spazio, fisico e mentale» suggerisce l’esperto.

Gmail permette di organizzare le mail grazie a delle etichette
Una schermata di Gmail

 

 

 

 

 

 

 

3. Dimentica lo zero

Molte persone si affannano nel cancellare e rispondere alle email per avere la cartella in entrata che segna zero. Può dare soddisfazione sì, ma perché scomodarsi? «Meglio ignorare ciò che non ci interessa leggendo semplicemente l’oggetto che riporta» prosegue lo psicologo del lavoro. Non usare la cartella destinata alla posta in arrivo come fosse un archivio, lasciando che tutti i messaggi ricevuti vadano lì a depositarsi per sempre. Organizza il resto con etichette, filtri e cartelle dedicate a temi, clienti, fornitori Spendi invece qualche minuto per disiscriverti Da newsletter, mailing list e social network che non ti interessano più. E disattiva le notifiche, soprattutto sul tuo smartphone».

Colleghi in ufficio alla loro scrivania
Colleghi in ufficio alla loro scrivania

 

 

 

 

 

 

 

4. Lascia che aspettino

Spesso le persone fanno domande a cui potrebbero rispondere anche da sole. È il caso di molti colleghi che siedono a solo due scrivanie dalla tua e ti sommergono di richieste. «In questo caso rispondere con un po’ di ritardo è utilissimo» afferma Charles Cuhigg, giornalista vincitore del premio Pulitzer e autore del best seller americano Smarter, Faster, Better. The secrets of being productive (Paperback Edition, 10 euro). «Se il problema invece è urgente torneranno di nuovo da te, altrimenti troveranno una soluzione da soli».

5. Delega ad altri

Non è detto che tutti i messaggi che arrivano nella tua casella di posta prevedano che sia tu a dover fare qualcosa. «Se hai la possibilità di delegare o se c’è un’altra persona che ritieni più adatta di te a svolgere quel compito, evita del tutto di prendertene carico. Scrivi una email e non occuparti più di quel problema» conclude Massimo Perciavalle.